Những lỗi người mới làm nhân sự hay mắc
Hơn 25 năm làm nhân sự, tôi đã thấy nhiều lớp người mới vào nghề. Ai cũng chăm, cũng học nhanh. Nhưng có mấy chỗ hầu như ai cũng vấp. Tôi viết lại đây, mong anh chị em đi sau đỡ mất thời gian hơn tôi.
1. Trả lời chế độ đúng luật mà không hợp tình
Người mới thường nghĩ: tra đúng điều khoản là xong. Nhưng người lao động hỏi về chế độ hiếm khi chỉ cần một điều khoản. Đằng sau câu hỏi là một hoàn cảnh: nhà có người ốm, sắp sinh con, không hợp với lãnh đạo, đang tính nghỉ việc.
Cách tránh: hỏi thêm một hai câu để hiểu người ta đang gặp chuyện gì, rồi mới trả lời. Trong khuôn khổ quy định, tìm cách có lợi nhất cho họ. Nguyên tắc của tôi là ưu tiên người lao động, nhưng phải đúng luật.
2. Hứa trước
Đây là lỗi tôi muốn nhắc nhất. Người lao động đến với hy vọng, mình thương, buột miệng "chắc được", "để anh lo". Rồi quy chế không cho, lãnh đạo không duyệt, hồ sơ bảo hiểm vướng. Mất niềm tin một lần rất khó lấy lại.
Cách tránh: chỉ nói điều đã chắc. Thay "chắc được" bằng "theo quy định thì trường hợp của anh chị thuộc diện này, tôi sẽ làm các bước này, có kết quả tôi báo ngay".
3. Lúng túng khi lãnh đạo cần báo cáo gấp
Lãnh đạo hay cần số liệu đột xuất: cơ cấu lao động theo tuổi, theo trình độ, số người sắp nghỉ hưu, kế hoạch tuyển dụng. Người mới thường mở từng hồ sơ ra đếm, mất cả buổi, mà dễ sai.
Cách tránh: dữ liệu nhân sự phải nằm một chỗ, cập nhật thường xuyên, sắp sẵn theo nhiều tiêu chí. Tôi tự học Excel qua sách, tìm trên mạng, hỏi người giỏi hơn, rồi dựng file quản lý nhân sự riêng. Mất nhiều công sức lúc đầu, nhưng giờ báo cáo đột xuất chỉ cần nhập và in ra.
4. Đọc văn bản cho có
Nghề nhân sự đọc văn bản rất nhiều: luật mới, nghị định, quy chế nội bộ, thỏa ước. Đến giờ đây vẫn là việc tốn thời gian nhất mỗi tuần của tôi. Người mới hay đọc lướt, nhớ đại ý, đến lúc cần thì không biết nằm ở đâu.
Cách tránh: đọc kỹ những văn bản mình dùng hằng ngày, đánh dấu chỗ hay hỏi. Gặp câu hỏi nào mới thì quay lại tra cho chắc, đừng trả lời theo trí nhớ.
5. Gặp bế tắc thì ngồi chờ
Có những việc mình chưa làm bao giờ: một quy chế mới, một đợt tái cơ cấu, một mẫu báo cáo lạ. Người mới hay chờ có người chỉ.
Cách tránh: cách của tôi từ trước đến giờ vẫn vậy, học hỏi và nỗ lực bản thân. Đọc sách, tìm trên mạng, hỏi người am hiểu hơn. Năm nay tôi học thêm AI Agent cũng vì lý do đó: muốn làm nhanh hơn mà vẫn chắc.
Lời cuối
Làm nhân sự là làm với con người. Nắm luật cho chắc, hiểu người cho kỹ, và giữ lời. Ba thứ đó đủ để người lao động tin mình. Nếu anh chị mới vào nghề và đang vướng ở đâu đó, cứ gọi hoặc nhắn Zalo cho tôi.